Guía de laboratorio
Cómo se etiqueta un vial en el laboratorio y por qué el lote es lo que lo une a su certificado
Qué campos lleva la etiqueta de un vial, cómo se escriben para que sobrevivan al uso y por qué el lote es lo que enlaza con el certificado.
Responsable editorial: Pureza.
Información para trabajo en laboratorio con material de investigación. No apto para consumo humano ni veterinario, no es para uso diagnóstico ni terapéutico, y no ha sido evaluado por COFEPRIS.
Procedimiento, paso a paso
- 01
Etiqueta al recibir, no al usar
El único momento en que el vial y su documentación están juntos es la recepción, y no vuelve. Antes de guardarlo, confirma que el lote impreso en el vial coincide con el del certificado de análisis, cuando el compuesto lo incluye, y con el de la documentación del envío, cuando ésta lo repita. Si el vial ya trae etiqueta del proveedor, no la sustituyas: añade la tuya sin tapar el lote original. Etiquetar «cuando lo vaya a usar» es apostar a que el papel del envío siga existiendo ese día.
- 02
Elige soporte y tinta contra el ambiente real del vial
Un recipiente que entra y sale del frío vive condensación, roce con guantes y salpicaduras de disolvente. El papel común se despega y el bolígrafo se corre, y el campo del lote es justamente el que no se puede reconstruir cuando eso pasa. Usa etiqueta adhesiva de laboratorio y marcador resistente a disolventes, y comprueba el conjunto en una etiqueta de prueba, frotándola con el disolvente que vas a emplear, antes de confiarle nada. Escribir en el tapón no cuenta como etiquetar: los de rosca se intercambian y no pertenecen a ningún vial, y en un vial engargolado la tapa que se levanta para llegar al septo se retira y se desecha.
- 03
Copia el lote carácter por carácter y verifícalo al revés
El lote suele mezclar letras y dígitos, y los fallos son de transcripción: caracteres parecidos, un guion que se salta, posiciones invertidas. Cópialo mirando el original, nunca de memoria. Después verifícalo leyendo desde la etiqueta nueva hacia el documento de origen, no al contrario: en ese sentido es más fácil detectar un carácter omitido que al revés. Si hay una segunda persona en el laboratorio, que una lea el lote en voz alta mientras la otra lo sigue sobre el original cumple la misma función.
- 04
Escribe fechas inequívocas y anota la apertura en el momento
«Recibido», «abierto» y «preparado» no son la misma fecha, y un número suelto no dice cuál es: pon el tipo de fecha junto al valor y escríbela en orden año-mes-día con el año completo, porque los formatos que empiezan por el día se leen al revés en cuanto salen del país donde se escribieron. Un vial sellado y uno abierto tampoco están en la misma situación, y la diferencia condiciona su conservación según indique la ficha del compuesto.
- 05
Haz que cada alícuota herede el lote del vial de origen
Todo recipiente preparado a partir del original arrastra el lote del padre y añade lo suyo: identificador interno, disolvente, concentración nominal, fecha y iniciales. Sin el lote heredado, el recipiente hijo queda huérfano: su contenido existe, pero ya no se puede vincular al certificado que lo respalda. Ese vínculo es justo lo que da valor a cualquier resultado que salga de él, y es lo primero que se pierde al repartir contenido con prisa.
- 06
Cierra el ciclo: asiento en bitácora y baja del recipiente
La etiqueta y el registro se escriben en la misma sesión, no en dos momentos distintos. El asiento repite lote, fechas y responsable, y la etiqueta apunta a él con el lote como única llave común. Cuando el vial se agota o se descarta, anúlalo en el registro y retira o tacha la etiqueta, para que un recipiente vacío no regrese al banco pareciendo material disponible.
La etiqueta es el único documento que viaja pegado al material
De un mismo vial suele haber tres registros: la documentación del envío, el asiento en la bitácora y la etiqueta. Los dos primeros viven en un archivo o en un cuaderno; el tercero viaja pegado al vidrio. Cuando alguien abre la gaveta meses después, lo único que tiene delante es el tercero. Por eso la etiqueta no se escribe para quien la escribe hoy, sino para quien va a encontrarla sin contexto y sin nadie a quien preguntar.
De ahí sale el criterio para repartir la información. La superficie es pequeña y la letra tiene que seguir siendo legible, así que la etiqueta lleva lo mínimo para identificar el material sin consultar nada más, más un identificador que permita recuperar todo lo demás. Los cálculos, la procedencia, las incidencias y el reparto de responsabilidades viven en el registro, no en el vidrio.
- Nombre del compuesto tal como aparece en la documentación de origen, sin abreviaturas inventadas en casa.
- Identificador de lote, copiado carácter por carácter.
- Fecha, con el tipo de fecha dicho al lado: recibido, abierto o preparado.
- Iniciales de quien etiqueta o prepara.
- En recipientes preparados en el laboratorio: disolvente y concentración nominal, tal como quedó calculada.
- La leyenda de uso exclusivo en investigación, para que el vial no se confunda con otra cosa si sale de su sitio.
El lote no describe el material: apunta a su expediente
Casi todos los campos de la etiqueta son descriptivos, dicen algo del contenido. El lote es de otra naturaleza: es una referencia. No significa nada por sí mismo, sirve para que otro documento hable. Ese documento es el certificado de análisis, y su alcance es más estrecho de lo que suele suponerse: no describe al compuesto en general, describe una corrida de producción concreta. La confirmación de identidad, el perfil cromatográfico, el aspecto y la pureza declarada son resultados de ese lote: la secuencia y la masa son de la molécula, pero que este material las tenga, y con qué pureza, sólo se comprobó en esa corrida.
La consecuencia práctica es dura. Un certificado cuyo lote no coincide con el del vial es papel. Dos viales con el mismo nombre y el mismo número de catálogo pueden venir de corridas distintas y tener documentos analíticos distintos. Si en la bitácora quedó anotado el compuesto pero no el lote, el resultado ya no se puede anclar a un material comprobado, y esa pérdida no se nota el día que ocurre: se nota cuando alguien pide repetir el experimento o explicar una discrepancia.
Cómo se rompe la cadena, y cómo hacer que se note
La cadena casi nunca se rompe por un descuido espectacular. Se rompe en movimientos rutinarios: pasar contenido a otro recipiente y anotar solo el nombre; reutilizar un vial sin retirar la etiqueta anterior; escribir en el tapón de rosca, que se intercambia entre viales; usar tinta que la condensación borra al sacar el recipiente del frío; tener abierto más de un lote del mismo compuesto sin distinguirlos en el banco.
Prevenirlo todo no se puede, así que la pieza que salva es otra: que el incumplimiento se vea. Un formato de etiqueta con casilla obligatoria para el lote deja un hueco visible cuando falta, y una bitácora que pide el lote antes de aceptar el asiento frena en el momento correcto. Sobre eso va la regla que sostiene el sistema: un recipiente cuya identidad no se puede leer no es «probablemente» nada. Reconstruirlo por su posición en la gaveta o por memoria produce un dato con apariencia de confiable y sin respaldo, que es peor que no tener dato.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué hago si encuentro un vial sin etiqueta o con la etiqueta ilegible?
- Se retira del uso. No se reconstruye la identidad por la posición en la gaveta, por el aspecto del contenido ni por lo que alguien recuerde: eso fabrica un dato que parece bueno y no lo es. Anótalo en la bitácora como material no identificado y descártalo según la política del laboratorio. Si el caso se repite, el problema está en el procedimiento de etiquetado, no en la persona que lo encontró.
- ¿El número de lote es lo mismo que el número de catálogo o el CAS?
- No, y confundirlos es frecuente. El CAS identifica la sustancia química, y una misma secuencia en distinta forma de sal recibe su propio número; el número de catálogo identifica el producto y su presentación dentro del listado del proveedor; el lote identifica una corrida de producción concreta. Dos viales pueden compartir CAS y catálogo y venir de lotes distintos, con certificados distintos. Solo el lote enlaza el vial que tienes en la mano con el documento analítico que le corresponde.
- ¿Cómo se etiqueta una solución preparada a partir de un vial?
- Con identificador interno propio, el lote del vial de origen, el disolvente empleado, la concentración nominal tal como se calculó, la fecha de preparación y las iniciales de quien la preparó. El lote heredado es el campo que no se puede omitir: es lo que permite volver del recipiente preparado hasta el certificado. Las condiciones y el periodo de conservación se consultan en la ficha del compuesto, no se asumen.
- ¿Dónde encuentro el lote y cómo lo cruzo con el certificado?
- Está impreso en la etiqueta de origen del vial y suele repetirse en la documentación del envío. El certificado de análisis lo lleva junto a la identificación del compuesto, normalmente en el encabezado del documento. El cruce consiste en comparar ambos identificadores carácter por carácter: si no coinciden exactamente, ese certificado no corresponde a ese vial aunque el nombre sea el mismo, y hay que pedir al proveedor el documento del lote correcto.
Presentaciones del catálogo
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